Relaties importeren

Om altijd de juiste kolommen te hebben en de extra velden die voor jou van toepassing zijn is het het beste om eerst een export te doen.

Dit kun je doen door in SAM naar 'Relatiebeheer' te gaan en bovenaan op 'Exporteren' te drukken.

Door eerst te "Exporteren" krijg je inzicht in de kolommenopbouw van je export.

Tip: Filter bij Relaties eerst een willekeurige relatie om je exportsheet zo kort mogelijk te maken. Het gaan immers om de kolommenstructuur, niet om de inhoud, tenzij je alle relaties wil bijwerken en weer wil importeren.

Enkele kolommen zijn verplicht om ingevuld te importeren:

Kolom 1: Relatienummer*
Kolom x: bij Betaling: Betalingsconditie**
Kolom x: bij Transport: Levering***

*Ga naar je Relatieoverzichtscherm en sorteer op relatienummer. Pak het eerste volgende nummer, jouw import zal mooi aansluitend de nummering door laten lopen.

** Vul de voor jouw passende conditie in.

*** Vul de voor jouw passende leveringsvoorwaarde in.

Wil je nog een extra check inbouwen? Voeg dan bij Relatiebeheer> Extra velden> kenmerk van je import toe.

Zet in je excelbestand dit kenmerk in de kolom en je kunt na de import in SAM eenvoudig je geïmporteerde relaties filteren.

SAM maakt onderscheid tussen twee typen relaties: personen en bedrijven. In het Excelsbestand vind je hiervoor twee afzonderlijke tabbladen.

Op het tabblad 'Personen' vind je de volgende kolommen terug.
 

Relatienummer Verplicht	Een relatienummer is een uniek getal op basis waarvan je een relatie terug kunt vinden. Een relatienummer dient uniek te zijn en mag alleen getallen bevatten.
Aanhef	Keuze uit de volgende opties: Dhr. Mevr. Dhr./Mevr.
Voornaam	De voornaam van je relatie in indien bekend.
Tussenvoegsel	Het tussenvoegsel van je relatie indien aanwezig.
Achternaam Verplicht	De achternaam van je relatie.
Geboortedatum	De geboortedatum van je relatie in het format dd-mm-jjjj.
Postcode	De postcode van je relatie.
Straat	De straatnaam van je relatie.
Huisnummer	Het huisnummer + eventuele toevoeging van je relatie.
Plaats	De plaatsnaam van je relatie.
Land	Vul het land in dat bij het adres opgeslagen dient te worden.
E-mail factuur	Het e-mailadres waar facturen voor deze relatie naartoe gestuurd moeten worden. Dit adres kun je op projectniveau wijzigen.
Telefoonnr. 1	Het primaire telefoonnummer van je relatie.
Telefoonnr. 2	Het secundaire telefoonnummer van je relatie.
E-mailadres algemeen	Een algemeen e-mailadres van je relatie.
Kortingspercentage	Eventuele relatiekorting in procenten (bv. 7,50).
Betaalmethode	Keuze uit de volgende opties: Online betalen Automatische incasso Handmatige overboeking Contant betalen
Betalingsconditie	Keuze uit de volgende opties: Betaling voor levering Betaling bij levering Betaling op rekening
IBAN	Het IBAN-nummer van je relatie.
BIC	het BIC-nummer m.b.t. de IBAN van je relatie.
Rekeninghouder	Tennnaamstelling van de IBAN van je relatie.
Legitimatiebewijs	Keuze uit: Geen legitimatie Identiteitskaart Paspoort Rijbewijs Vreemdelingendocument
Documentnummer	Het documentnummer van het geselecteerde legitimatiebewijs.
Notities	Eventuele notities m.b.t. je relatie.

Op het tabblad 'Bedrijven' vind je de volgende kolommen terug.

Basisgegevens

Relatienummer	Een relatienummer is een uniek getal op basis waarvan je een relatie terug kunt vinden. Een relatienummer dient uniek te zijn en mag alleen getallen bevatten.
Bedrijfsnaam	De bedrijfsnaam van je relatie.
KvK-nummer	Het Kamer van Koophandel nummer van je relatie.
BTW-nummer	Het BTW-nummer van je relatie.

Bezoekadres

Postcode	De postcode van het bezoekadres.
Straat	De straatnaam van het bezoekadres.
Huisnummer	Het huisnummer + eventuele toevoeging van het bezoekadres.
Plaats	De plaatsnaam van het bezoekadres.
Land	Het land van het bezoekadres.

Factuuradres

Je hoeft het factuuradres alleen in te vullen indien het afwijkt van het bezoekadres.

Postcode	De postcode van het factuuradres.
Straat	De straatnaam van het factuuradres.
Huisnummer	Het huisnummer + eventuele toevoeging van het factuuradres
Plaats	De plaatsnaam van het factuuradres.
Land	Het land van het factuuradres.
E-mail factuur	Het e-mailadres waarnaar facturen voor deze relatie gestuurd dienen te worden.

Betalingsgegevens

Betaalmethode	Keuze uit de volgende opties: Online betalen Automatische incasso Handmatige overboeking Contant betalen
Betalingsconditie	Keuze uit de volgende opties: Betaling voor levering Betaling bij levering Betaling op rekening
IBAN	Het IBAN-nummer van je relatie.
BIC	het BIC-nummer m.b.t. de IBAN van je relatie.
Rekeninghouder	Tennnaamstelling van de IBAN van je relatie.

Korting

Kortingspercentage

Eventuele relatiekorting in procenten (bv. 7,50).

 

Algemene contactgegevens

Telefoonnr. 1	Het primaire telefoonnummer van je relatie.
Telefoonnr. 2	Het secundaire telefoonnummer van je relatie.
E-mailadres algemeen	Een algemeen e-mailadres van je relatie.

Contactpersonen

Het Excelbestand biedt standaard ruimte voor 4 contactpersonen. Wil je meer contactpersonen importeren? Voeg dan gewoon dezelfde set kolommen nog een keer toe na contactpersoon 4.

Aanhef	Keuze uit de volgende opties: Dhr. Mevr. Dhr./Mevr.
Voornaam	De voornaam van de contactpersoon indien bekend.
Tussenvoegsel	Het tussenvoegsel van de contactpersoon indien aanwezig.
Achternaam	De achternaam van de contactpersoon.
Geboortedatum	De geboortedatum van de contactpersoon in het format dd-mm-jjjj.
Telefoonnummer	Het telefoonnummer van de contactpersoon.
E-mailadres	Het e-mailadres van de desbetreffende contactpersoon.
Legitimatiebewijs	Keuze uit: Geen legitimatie Identiteitskaart Paspoort Rijbewijs Vreemdelingendocument
Documentnummer	Het documentnummer van het geselecteerde legitimatiebewijs.

 

Notities bij relatie

Notities

Eventuele notities m.b.t. je relatie.